Klantportaal laten ontwikkelen

Een klant die moet bellen om een factuur op te vragen, had dat net zo goed zelf kunnen regelen. Een klantportaal geeft klanten toegang tot precies de informatie die ze nodig hebben, op het moment dat zij daar behoefte aan hebben. Zo hoeven ze niet te wachten tot je klantenservice open is.

Klanten regelen zelf bestellingen, facturen en statusvragen.
Minder terugkerende vragen voor klantenservice en medewerkers.
Actuele informatie uit ERP, CRM en andere systemen op één plek.

Collegas aan het overleggen in een vergaderruimte

Wat is een klantportaal?

Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar klanten zelf hun zaken regelen. Denk aan het inzien van facturen, het volgen van een bestelling of het downloaden van documenten. Het portaal haalt die informatie op uit de systemen die je al gebruikt, zoals je CRM of ERP, zodat klanten actuele gegevens zien zonder dat medewerkers die handmatig hoeven bij te werken.

Waarom een klantportaal?

Voor eenvoudige vragen willen klanten niet afhankelijk zijn van openingstijden of een medewerker. Tegelijkertijd kost iedere terugkerende vraag jouw organisatie tijd. Iedere vraag die via de klantenservice binnenkomt, is een vraag die het portaal had kunnen beantwoorden.

Een klantportaal lost dat op door klanten zelf regie te geven. Zij zien in één omgeving hun bestellingen, facturen, contracten of onderhoudsstatus. Dat scheelt telefoontjes, scheelt mailwisselingen en levert tevreden klanten op die niet hoeven te wachten op antwoord.

Voorbeelden: wat kun je met een klantportaal?

Z-CERT bouwde samen met TRES een klantportaal waarmee zorginstellingen digitale veiligheidsincidenten melden en de status live volgen, inclusief automatische toetsing aan de NIS2-richtlijn.

Stokvis Service geeft klanten realtime inzicht in onderhoud en keuringen van hun installaties, in plaats van losse lijsten en handmatige controles.

BFNL ontwikkelde met TRES één klantportaal met aparte omgevingen voor werknemers, werkgevers en sportlocaties, zodat duizenden gebruikers zelfstandig hun zaken regelen.

Heb je al een klantportaal, maar voldoet het niet meer?

Niet elke organisatie begint bij nul. Veel klantportalen zijn ooit gebouwd voor een kleinere groep gebruikers of een simpelere vraag. Die basis groeit daarna mee met workarounds, in plaats van een logische structuur. Het resultaat is een portaal dat werkt, maar nog net niet met ducttape aan elkaar vasthangt.

Als dat herkenbaar klinkt, dan hoeft dat niet te betekenen dat je helemaal opnieuw begint. We brengen eerst in kaart wat wel en niet meer werkt. Vanuit daar bouwen we toe naar een portaal dat weer aansluit op wat klanten vandaag nodig hebben.

Koppelingen en veiligheid

Een klantportaal werkt meestal samen met systemen die je organisatie al gebruikt, zoals ERP, CRM of planning. Het haalt gegevens op uit systemen als AFAS, Microsoft Dynamics 365 of SAP, en die koppeling bepaalt of het portaal ook op de lange termijn blijft werken.

Daarom werken we volgens het principe van security by design en voldoen onze processen aan ISO 27001. Rollen en rechten richten we zorgvuldig in, zodat elke klant alleen ziet wat voor hem relevant is.

Lees ook: API-koppelingen, security en architectuur: de technische basis van een toekomstbestendig portaal

Wat levert een klantportaal op?

Elke vraag die een klant zelf kan beantwoorden via het portaal, hoeft niet via klantenservice of een medewerker te lopen. Dat scheelt tijd aan beide kanten.

Maar selfservice gaat verder dan vragen beantwoorden. Klanten kunnen bijvoorbeeld zelf documenten downloaden, gegevens aanpassen, aanvragen indienen of de voortgang volgen. Zo krijgen zij meer regie en wordt het proces voor je organisatie minder afhankelijk van handmatige tussenstappen.

Bij MHC Mobility steeg het aantal zelfstandige aanvragen met 52% na de lancering van hun online configurator.

Lees ook: De ROI van een klantportaal: hoe digitalisering operationele kosten verlaagt

"Voorheen werkten onze klanten met losse lijsten en stickers, zonder echt overzicht. Nu hebben ze realtime inzicht in de status van hun installaties en weten ze precies wanneer actie nodig is. Dat geeft grip op veiligheid en voorkomt verrassingen."

Folkwin Holtrop

Key Account Manager

Stokvis Service

Ieder portaal heeft een eigen doel

Een klantportaal helpt klanten om zelfstandig zaken te regelen, zoals het inzien van facturen, volgen van bestellingen of beheren van documenten. Andere organisaties hebben juist behoefte aan een medewerkersportaal voor interne processen, een leveranciersportaal voor samenwerking binnen de keten of een ledenportaal voor communicatie en selfservice.

Benieuwd welk type portaal het beste aansluit op jouw organisatie? Bekijk hoe wij organisaties helpen met portalen en selfservice.

Onze aanpak

Samen werken aan een digitaal sterkere organisatie.

Think

De juiste keuzes beginnen bij inzicht.

Build

Van idee naar digitale oplossing.

Livegang

Van oplevering naar gebruik.

Service

We zorgen dat je digitale oplossing goed blijft werken.

Level UP

We verbeteren door op basis van data, gebruik en nieuwe ambities.

Veelgestelde vragen over klantportalen

Wat is het verschil tussen een klantportaal en een self-service portaal?

In de praktijk worden deze termen door elkaar gebruikt. Een klantportaal is een vorm van selfservice: klanten regelen zelf zaken die eerder via telefoon of e-mail liepen.

Welke informatie kun je klanten via een klantportaal laten inzien?

Denk aan orderstatussen, facturen, contracten, documenten of onderhoudsdata. Welke informatie relevant is, hangt af van jouw organisatie en de behoefte van je klanten. Wij denken met je mee en bouwen je wensen waar mogelijk in.

Kan een klantportaal gekoppeld worden aan mijn CRM of ERP-systeem?

Ja. Via API-koppelingen wordt data uit systemen zoals AFAS, Dynamics 365 of Salesforce automatisch en veilig ontsloten, zodat klanten altijd actuele informatie zien.

Hoe zorg je dat klanten een klantportaal ook echt gaan gebruiken?

Door te starten vanuit hun behoefte, niet vanuit de techniek. We beginnen met een eerste versie en breiden die stap voor stap uit op basis van gebruik en feedback.