Procesportaal laten ontwikkelen
Een aanvraag die drie keer heen en weer gaat tussen afdelingen voordat er een besluit ligt, kost tijd. Kostbare tijd voor iedereen die er onderweg naar moet kijken, terwijl de aanvrager al staat te trappelen om het eindproduct te zien. Een procesportaal digitaliseert dat hele traject in één omgeving: van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke goedkeuring of levering.
- Aanvragen, registraties en goedkeuringen doorlopen het proces automatisch.
- Koppelingen met de systemen waar de data al staat.
- In elke fase overzicht voor aanvrager en organisatie.
Wat is een procesportaal?
Een procesportaal is een beveiligde online omgeving die één specifiek proces van begin tot eind digitaliseert. Denk aan onboarding, subsidieaanvragen, offertetrajecten of registraties. Bij een klant- of medewerkersportaal draait het om wie er inlogt en wat die persoon te zien krijgt. Bij een procesportaal gaat het logischerwijs puur om het proces. Aanvrager en beoordelaar zien allebei precies wat de status is van die ene aanvraag. Zo is er overzicht voor meerdere partijen tegelijk.
Voorbeelden: wat kun je met een procesportaal?
Civas verwerkte STAP-subsidieaanvragen eerst volledig handmatig, met foutgevoeligheid en werkdruk tot gevolg. Het procesportaal dat TRES bouwde koppelt automatisch met DUO, UWV en Edudex, en bracht de tijd per aanvraag met 60% omlaag en het aantal handmatige correcties met 80%.
Fritom digitaliseerde het offerteproces van zeven verschillende bedrijfsonderdelen in één centrale werkwijze. Wat eerst twee dagen kostte, is nu binnen tien minuten geregeld. Dat resulteert in 8% meer gewonnen offertes.
Heb je al een procesportaal, maar voldoet het niet meer?
Veel processen zijn ooit vastgelegd in een los formulier, een Excel-sheet of een verouderd systeem, en groeiden daarna organisch mee. Intussen werd ergens een extra veld toegevoegd en tussendoor voert iemand een handmatige controle uit. Dat werkt, tot het proces meer van dit soort uitzonderingen kent dan een vaste route.
Klinkt dit herkenbaar? Dan hoeft dat niet te betekenen dat je het proces helemaal opnieuw optuigt. We brengen eerst in kaart waar het vastloopt, en bouwen van daaruit toe naar een proces dat weer voorspelbaar verloopt.
Koppelingen en veiligheid
In een procesportaal komen vaak meerdere systemen en processtappen samen. Gegevens worden opgehaald, aangevuld en weer doorgezet naar bijvoorbeeld AFAS, Microsoft Dynamics 365, SAP of externe ketenpartijen. Zoals bij Civas, waar het portaal gegevens uitwisselt met onder andere DUO en UWV. Goede koppelingen zorgen ervoor dat informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt en het proces ook bij grotere volumes blijft draaien.
Veiligheid nemen we vanaf het ontwerp mee. We werken volgens het principe van security by design en onze processen voldoen aan ISO 27001. Met rollen en rechten bepalen we nauwkeurig wie gegevens mag inzien, toevoegen of wijzigen. Zo krijgt iedere gebruiker alleen toegang tot de informatie en processtappen die voor diegene relevant zijn.
Lees ook: API-koppelingen, security en architectuur: de technische basis van een toekomstbestendig portaal
Wat levert een procesportaal op?
Elke stap die automatisch verloopt, is een stap die niemand meer handmatig hoeft te controleren. Bij Fritom betekende dat een offertetraject dat van twee dagen naar tien minuten ging. Over tijdwinst gesproken.
Minder handwerk betekent ook minder fouten. Bij Civas daalde het aantal benodigde correcties met 80%. En omdat het proces zelf de aanvraag begeleidt, kan het aantal aanvragen groeien zonder dat daar evenredig meer mensen bij moeten. Precies het probleem dat groeiende organisaties vaak tegenkomen.
Aanvragers merken het verschil ook direct. Zij hebben sneller antwoord op hun vraag, zonder te hoeven navragen waar hun aanvraag blijft.
Lees ook: De ROI van een klantportaal: hoe digitalisering operationele kosten verlaagt.
"De STAP-subsidie was nieuw voor iedereen, ook voor de overheid. Dat vroeg om pionieren, veel trial-and-error, en om een solide digitale basis."
Welk portaal past bij jouw proces?
Een procesportaal richt zich op het digitaliseren van een specifieke workflow, zoals onboarding, een aanvraag- of registratieproces of het beoordelen en goedkeuren van gegevens. Ligt de behoefte ergens anders? Dan past bijvoorbeeld een klantportaal voor selfservice, een medewerkersportaal voor interne processen of een leveranciersportaal voor samenwerking binnen de keten beter.
Benieuwd welke mogelijkheden er zijn? Bekijk hoe wij organisaties helpen met portalen & selfservice.
Onze aanpak
Samen werken aan een digitaal sterkere organisatie.
Veelgestelde vragen over procesportalen
Wat is het verschil tussen een procesportaal en een workflow-systeem?
Een procesportaal is vaak breder. Naast het automatisch doorlopen van stappen (de workflow) geeft het aanvragers en betrokkenen ook zelf inzicht en toegang tot hun eigen proces, zonder dat zij hoeven te navragen waar iets staat.
Welke soorten processen kunnen jullie digitaliseren?
Denk aan aanvraag- en goedkeuringsprocessen, onboarding, offertetrajecten of registraties. Vooral processen met meerdere stappen, partijen of systemen lenen zich goed voor een procesportaal.
Kan een procesportaal meerdere partijen tegelijk bedienen, zoals klanten en medewerkers?
Ja. Een procesportaal is juist sterk in het samenbrengen van verschillende rollen binnen hetzelfde proces, elk met hun eigen zicht op de status en benodigde acties.
Deze organisaties kozen voor TRES
Welk proces kan slimmer?
Werk je nog met handmatige stappen, losse systemen of veel heen-en-weer gemail? We brengen samen het proces in kaart en kijken waar digitalisering tijd bespaart, fouten voorkomt en gebruikers sneller verder helpt.
Plan een vrijblijvend gesprek.
Of mail of bel ons op0513 - 64 14 50
Bouke
Digitaal strateeg - 06 - 55 22 33 53
Eric
Portal specialist - 06 - 55 22 22 44
Annelies
Digitaal strateeg - 06 - 55 22 33 30
Insights
Lees meer over portaalontwikkeling
