Civas Opleidingen is ruim twintig jaar gespecialiseerd in thuisstudies en ‘blended learning’, traditioneel in de vakgebieden coaching, voeding en complementaire zorg. In de loop van de tijd zijn hier meer vakgebieden bij gekomen, zoals counseling, psychologie, primair onderwijs, HR en persoonlijke groei.
Vanaf 2019 is Civas samen met TRES begonnen het monolithische ICT-landschap van het instituut om te vormen tot een nieuw portaal met optimale gebruikersflows. Als het gaat om applicatiekeuzes, hanteert Civas een ‘best of breed’-strategie. Daardoor wordt ieder proces optimaal ondersteund, maar het nadeel is een veelvoud aan applicaties. In het nieuwe portaal worden de verschillende in- en externe applicaties op een slimme manier gekoppeld via API’s. Daarnaast werken de gebruikers (studenten, prospects, medewerkers) met een centrale user interface, waardoor het werken in alle afzonderlijke applicaties lang niet altijd meer noodzakelijk is.
In 2022 kwam het STAP-traject tussen deze ongoing doorontwikkeling door. STAP (STimulering Arbeidsmarkt Positie) is een subsidieregeling van de overheid voor werkenden of werkzoekenden die een training, cursus of opleiding willen volgen. Ook een flink aantal Civas-opleidingen kwamen in aanmerking voor het STAP-budget. De eerste STAP-ronde pakte Civas handmatig op. Maar de studie-aanvragen namen zo’n vlucht, dat die manier van werken niet langer een optie was. Tijd voor een flinke digitaliseringsslag.
De mensen in een team, hun kwaliteiten en expertise en onderling begrip: daar staat of valt een goede samenwerking mee. In het eerste STAP-jaar is deze samenwerking behoorlijk onder druk gezet. Dit heeft geleid tot een forse digitaliseringsslag in de hele STAP-procedure, en ook tot een verbetering van onze bedrijfsvoering in het algemeen.
De uitdaging
In de verschillende fasen van het STAP-traject was er sprake van meerdere digitaliseringsopdrachten, waaronder het aanmelden/delen en synchroniseren van de deelnemende Civas-opleidingen in het Edudex-systeem, het genereren van aanmeldbewijzen, het verwerken van inkooporders vanuit het UWV, het factureren van inkooporders aan het UWV, het verwerken van annuleringen en het genereren van deelnamebewijzen.
Voor iedereen, ook voor de overheid, was de implementatie van de STAP-subsidie nieuw. Daardoor was het aan de voorkant niet heel duidelijk hoe de overheidsinstanties alles georganiseerd wilden hebben qua systemen, gegevensaanlevering, etc. Dit gaf veel extra pionierswerk, met een hoog trial-and-errorgehalte.
Waarom TRES
“Civas draait volledig op ICT, met een ordermanagementsysteem, een e-commercewebsite, een leermanagementsysteem, etc.,” aldus Klaartje Droste, algemeen directeur van Civas. “Maar we zijn te klein om die expertise zelf in huis te hebben en haakten TRES daarom een aantal jaren geleden aan. Omdat TRES ons systeem ontwikkelt en beheert, hebben we ook de digitalisering van het STAP-traject samen opgepakt.”
“En dat hebben we ook echt sámen gedaan. In 2021 besloten we tot een hechtere vorm van samenwerking. Sindsdien is TRES veel meer onze partner, eigenlijk onze ICT-afdeling, die niet alleen nieuwe toepassingen voor ons bouwt en/of integreert, maar ons ook helpt beslissingen te nemen en zaken uit te zoeken. Dat is een cruciaal besluit geweest, waar we met het STAP-traject de eerste vruchten van hebben geplukt.”
De oplossing
Er waren vijf STAP-rondes in 2022. Per ronde hebben we een verbeterslag doorgevoerd. We zijn begonnen met het proces rondom het aanmeldbewijs en hebben daarna de complete orderflow aangepakt: een volledige maatwerkoplossing, waarin we het systeem in een aantal iteraties steeds slimmer hebben gemaakt, met onder meer:
Logische workflows voor de gebruikers (studenten, prospects, medewerkers)
API’s naar diverse overheidssystemen (DUO, UWV, Edudex)
Ingebouwde intelligentie om uitval door mismatches van gegevens te minimaliseren
Automatische ondersteuning van de communicatie rondom de studievoortgang
Met deze oplossing heeft Civas het STAP-traject inmiddels goed onder controle, en is het percentage nog nodige handmatige correcties enorm naar beneden gebracht.
Doorontwikkeling
Zodra ook de Civas-opleidingen met een klassikaal element aan de STAP-regeling kunnen worden toegevoegd door het inbouwen van verdere intelligentie in het systeem, is de digitalisering van het STAP-traject in principe afgerond. We pakken dan de doorontwikkeling van het overall ICT-landschap, het portaal, de koppellaag erachter en eventuele nieuwe uitdagingen weer op.
