Van handmatig proces naar slimme digitale STAP-flow

Civas Opleidingen is al ruim twintig jaar specialist in thuisstudies en blended learning, met opleidingen op het gebied van coaching, psychologie, voeding en persoonlijke groei. Civas werkt al sinds 2019 samen met TRES aan een digitale transformatie van hun ICT-landschap. In 2022 kwam daar een nieuwe uitdaging bij: het verwerken van duizenden aanvragen via het STAP-budget.

Uitdagingen in het STAP-traject

De introductie van het STAP-budget leidde tot een explosieve groei in aanvragen. In de eerste ronde verwerkte Civas alles handmatig. Dat zorgde voor fouten, vertraging en een flinke werkdruk op het team. Daarnaast ontbrak een centraal systeem dat processen, gegevensstromen en communicatie met externe partijen op elkaar afstemde. De wens van Civas was:

STAP-aanvragen digitaal afhandelen, zonder handmatig werk
Koppelingen met systemen als DUO, UWV en Edudex
Eén overzichtelijke gebruikersomgeving voor studenten en medewerkers
Flexibele oplossing die meebeweegt met nieuwe STAP-regels

“De STAP-subsidie was nieuw voor iedereen, ook voor de overheid. Dat vroeg om pionieren, veel trial-and-error, en om een solide digitale basis.”

Klaartje Droste

Algemeen Directeur

Civas

80%

minder handmatige correcties, dankzij geautomatiseerde gegevensverwerking

100%

integratie met DUO, UWV en Edudex

60%

tijdwinst per aanvraag door slimme workflows

De oplossing: één klantportaal voor alles

Om grip te krijgen op de groei en te zorgen voor schaalbaarheid, ontwikkelde TRES een maatwerk klantportaal dat alle processen rondom STAP digitaliseert. In vijf subsidierondes werd het systeem steeds slimmer, met telkens nieuwe iteraties op basis van gebruikersfeedback.

Belangrijkste onderdelen van het klantportaal:

Logische workflows voor de gebruikers (studenten, prospects, medewerkers).
API’s naar diverse overheidssystemen (DUO, UWV, Edudex).
Ingebouwde intelligentie om uitval door mismatches van gegevens te minimaliseren.
Automatische ondersteuning van de communicatie rondom de studievoortgang.

Met deze oplossing heeft Civas het STAP-traject inmiddels goed onder controle, en is het percentage nog nodige handmatige correcties enorm naar beneden gebracht.

Samenwerking die verder gaat dan techniek

De samenwerking met TRES groeide in 2021 uit tot een strategisch partnerschap. Niet alleen werd het STAP-traject succesvol gedigitaliseerd, ook in bredere zin werd het ICT-landschap toekomstbestendig gemaakt. Na het STAP-traject volledig te hebben gedigitaliseerd, zet Civas samen met TRES de ontwikkeling van hun portaal en integratielaag voort. Nieuwe koppelingen, optimalisaties en innovaties staan op de roadmap.

“TRES ontwikkelt en beheert ons systeem, maar helpt ook bij het nemen van beslissingen. Sinds 2021 voelen ze als onze ICT-afdeling.”

Live en direct van waarde

Toen het platform live ging, werd de impact meteen zichtbaar. Werkzoekenden vonden sneller hun weg, medewerkers registreerden moeiteloos hun uren en opdrachtgevers konden 24/7 informatie raadplegen. Ook intern merkte AB Vakwerk direct verschil: minder handmatig werk, minder fouten, meer overzicht.

Digitale ambitie waargemaakt

De samenwerking tussen AB Vakwerk en TRES is niet ‘af’. Omdat TRES de business en systemen van AB Vakwerk goed kent, blijven we proactief adviseren en verbeteren. Nieuwe inzichten worden snel vertaald naar doorontwikkeling van het platform. Zo blijft AB Vakwerk vooroplopen in een arbeidsmarkt die continu verandert.

Wat begon als de wens voor een gebruiksvriendelijk portaal, is uitgegroeid tot een solide, schaalbare oplossing waarmee AB Vakwerk haar digitale ambitie waarmaakt: flexibiliteit bieden in een sector waar werk altijd doorgaat. 24/7, zonder gedoe.

Diensten bij deze case

Zo maken we digitale ambitie waar

Selfservice portaal

Het klantportaal vormt het hart van het STAP-proces. Studenten kunnen zelf hun voortgang volgen, documenten downloaden en contact opnemen. Het portaal zorgt voor overzicht, gemak en regie. Voor zowel de gebruiker als de organisatie.

Lees meer over Selfservice portaal:

Selfservice portaal

Digital Team as a Service

In plaats van losse opdrachten koos Civas voor een structurele samenwerking. Met TRES als digitaal partner – of eigenlijk: als verlengstuk van hun team – schakelen ze snel, bouwen door en blijven continu optimaliseren. Van strategisch advies tot uitvoering.

Lees meer over Digital Team as a Service:

Digital Team as a Service