Van versnipperde systemen naar digitale samenhang

“Als je echt wilt veranderen, moet het van bovenaf komen: iemand moet zeggen dat dit de weg is die we gaan. Wij weten het gewoon niet altijd. Daarom hebben we mensen nodig die ons helpen om die digitale stap te zetten."

Eerst orde op zaken

Voor KKFH was dit de eerste keer dat zij een extern bureau inhuurden, maar het paste perfect bij hun vraagstuk. TRES stelde een traject van maximaal 8 weken voor om van de huidige situatie naar de digitale blauwdruk te komen. 

KKFH zette een deel van de organisatie op slot. Er kwamen geen nieuwe IT-investeringen en beslissingen over systemen, totdat de blauwdruk van TRES er lag. Die 8 weken waren heilig verklaard. 

De aanpak: van interviews naar blauwdruk 

TRES startte met interviews met acht senior managers uit onder andere productie, finance, montage, verkoop en service. Doel: begrijpen waar processen vastliepen en welke systemen daarbij werden gebruikt.

Op basis van deze gesprekken ontstond een helder beeld van de huidige situatie: een applicatielandschap met veel handmatige overdrachten, Excel-bestanden als tussenlaag en zelfs WhatsApp-berichten voor de planning.

Eerst het proces, daarna de systemen

TRES ontwierp eerst het ideale proces, los van systemen. Van eerste klantcontact tot factuur, van productie tot montage.

Een voorbeeld: KKFH stuurde direct een aanbetalingsfactuur na akkoord op een offerte. Daarna volgde nog een inmeting op locatie, waardoor de offerte soms moest worden aangepast. TRES draaide dit proces om: eerst inmeten, daarna de definitieve offerte en factuur.

Vanuit dit proces werd het toekomstige applicatielandschap ontworpen. Centraal een ERP-systeem, gekoppeld aan CRM, planning, portaal en productieaansturing. Met duidelijke koppelingen tussen systemen, zonder handmatig tussenwerk.

Het kantelpunt: van theorie naar herkenning 

TRES presenteerde de blauwdruk na meerdere sessies. Eerst de huidige situatie. Dat leverde geen verrassing op bij de ondervraagden, want ze wisten al hoe de vork in de steel zat. 

Toen het ideale proces op tafel kwam, begon het te landen. Managers herkenden hun pijn, maar zagen ook de oplossing. Het gepresenteerde applicatielandschap gaf overzicht. Zo zou het eruit moeten zien.

De grootste impact zat in de concrete consequenties. Een verkoper die nu drie uur bij een klant zit om te configureren, kan dat straks in 20 minuten doen. Dat betekent: niet twee, maar zes tot acht klanten per dag. En dat zonder extra personeel in te huren.

“De verkoper moet verkopen. Die moet niet als werkvoorbereider tot achter de komma een order uitwerken."

Een blauwdruk in 8 weken 

TRES leverde de digitale blauwdruk op binnen de beloofde 8 weken. Die blauwdruk bevat:

• Het ideale proces van klant tot levering
• Ontwerpprincipes voor toekomstige keuzes
• Een applicatielandschap met centrale systemen en koppelingen
• Quick wins die direct pijn wegnemen
• Risico's en aanbevelingen voor de volgende stappen 

Voor KKFH betekent dit concreet:

• Vakmensen doen waardewerk in plaats van klikwerk
• Systemen tussen afdelingen communiceren met elkaar
• Groei is mogelijk zonder lineaire toename van personeel 

“Dit is wat we gemist hebben. We hebben geïnvesteerd in de waan van de dag en daardoor niet de juiste keuzes gemaakt. Nu hebben we een uitgangspunt."

De toekomst: van blauwdruk naar implementatie 

De volgende fase is systeemkeuze. Per applicatie in het landschap moet worden bepaald welk systeem het beste past. Is het huidige ERP toekomstbestendig? En welke nieuwe systemen moeten worden geselecteerd? TRES begeleidt KKFH in deze keuzes. Daarna volgt implementatie en inrichting.

Maar de blauwdruk heeft KKFH nu al iets opgeleverd: helderheid. IT-investeringen worden niet langer ad-hoc gedaan. Elke keuze wordt getoetst aan het proces en de vastgestelde principes. Het proces is leidend, systemen ondersteunen dat proces.

Zo kunnen de professionals van KKFH straks efficiënter doen waar ze goed in zijn.

Digitale samenhang boven losse optimalisaties

Veel organisaties optimaliseren per systeem of per afdeling. Het resultaat is dat je geoptimaliseerde eilanden krijgt die niet met elkaar praten. TRES deed dit anders, door niet elk systeem te optimaliseren, maar juist de focus te houden op het totale proces. De blauwdruk laat zien hoe systemen samen het klantproces ondersteunen, van eerste contact tot levering. Dat betekent soms concessies doen op individuele systemen, maar winst boeken op het geheel.

“We zien dat veel middelgrote organisaties worstelen met inefficiënte processen en versnipperde systemen. Ze voelen de pijn, maar weten niet waar te beginnen. Daar helpen we mee."