Medewerkersportaal laten ontwikkelen
Een medewerker die voor een verlofaanvraag moet mailen naar hr, wacht op een antwoord dat eigenlijk al ergens klaarstaat. Diezelfde vraag komt volgende maand van een collega opnieuw binnen. Zo blijf je bezig. Een medewerkersportaal geeft medewerkers direct toegang tot verlofsaldo, contracten, loonstroken en bedrijfsinformatie, zodat ze zelf verder kunnen zonder op een collega te wachten.
- Medewerkers regelen zelf verlof, uren en documenten, zonder tussenkomst van hr
- Koppelingen met bestaande systemen zoals hr- en salarissoftware
- Eén centrale plek voor kennis, communicatie en zelfservice
Wat is een medewerkersportaal?
Een medewerkersportaal is een beveiligde online omgeving waar medewerkers hun eigen zaken regelen. Ze kunnen verlof aanvragen, uren registreren, loonstroken inzien of documenten opzoeken. Dat maakt het iets anders dan een intranet, dat vooral draait om nieuws en communicatie. Een medewerkersportaal is naast transactioneel vooral interactief. Medewerkers doen er echt iets mee, in plaats van alleen iets te lezen.
Voorbeelden: wat kun je met een medewerkersportaal?
AB Vakwerk liet medewerkers eerder werken met losse tools die niet goed op elkaar aansloten. TRES bouwde één platform waarin sollicitanten, medewerkers en opdrachtgevers ieder hun eigen omgeving hebben. Van solliciteren tot urenregistratie en salarisinformatie, gekoppeld aan hun bestaande systeem voor planning en loonadministratie.
BFNL richtte binnen hun platform een aparte omgeving in specifiek voor werknemers, naast die van werkgevers en sportlocaties, zodat elke gebruiker alleen ziet wat voor hem relevant is.
Heb je al een medewerkersportaal, maar voldoet het niet meer?
Veel medewerkersportalen zijn ooit begonnen als intranet en groeiden daarna organisch mee. Een los formulier hier en een linkje naar een extern systeem daar. Dat werkt, tot het niet meer overzichtelijk is en medewerkers alsnog een collega moeten appen om iets te vinden.
Als dit herkenbaar klinkt, hoeft dat niet te betekenen dat je van voren af aan begint. We brengen eerst in kaart welke processen medewerkers zelf zouden willen regelen, en bouwen van daaruit toe naar een portaal dat daadwerkelijk gebruikt wordt.
Koppelingen en veiligheid
Een medewerkersportaal staat nooit op zichzelf. Het haalt gegevens op uit hr- en salarissystemen zoals AFAS HR, Visma Raet of Loket.nl. Die koppeling bepaalt of het portaal ook op de lange termijn blijft werken.
Daarom werken we volgens het principe van security by design en voldoen onze processen aan ISO 27001. Rollen en rechten richten we zorgvuldig in, zodat elke medewerker alleen ziet wat voor hem relevant is.
Lees ook: API-koppelingen, security en architectuur: de technische basis van een toekomstbestendig portaal
Wat levert een medewerkersportaal op?
Elke vraag die een medewerker zelf kan beantwoorden via het portaal, is een vraag die niet bij hr of een leidinggevende terechtkomt. Dat scheelt tijd, en die tijd kun je elders inzetten.
Minder handmatige invoer betekent ook minder fouten. Een verzoek hoeft niet eerst drie keer doorgestuurd te worden voordat het goed staat. Nieuwe medewerkers vinden vanaf dag één zelf hun weg, zonder dat een collega alles moet voordoen. Dat versnelt onboarding merkbaar. En omdat contracten, verlofsaldo's en documenten op één centrale plek staan, hoeft niemand meer te zoeken in mailboxen of verouderde versies.
Lees ook: De ROI van een klantportaal: hoe digitalisering operationele kosten verlaagt
"We beginnen nooit met de vraag welke functionaliteiten een portaal moet hebben. We beginnen met de vraag welke werkzaamheden medewerkers vandaag nog onnodig tijd kosten."
Ieder portaal heeft een eigen doel
Niet iedere organisatie heeft behoefte aan hetzelfde type portaal. Waar een medewerkersportaal interne processen ondersteunt, helpt een klantportaal bijvoorbeeld bij selfservice en een leveranciersportaal bij samenwerking binnen de keten.
Benieuwd welke mogelijkheden er zijn? Bekijk hoe wij organisaties helpen met portaalontwikkeling.
Onze projectaanpak
Stappen die werken.
Veelgestelde vragen over medewerkersportalen
Wat is het verschil tussen een medewerkersportaal en een intranet?
Een intranet is vooral gericht op communicatie en het delen van nieuws. Een medewerkersportaal gaat een stap verder. Medewerkers regelen er ook daadwerkelijk zaken, zoals verlof aanvragen of loonstroken inzien.
Welke processen zijn geschikt voor een medewerkersportaal?
Denk aan verlofaanvragen, urenregistratie, onboarding, kennisdeling en het inzien van contracten of loonstroken. Processen waarbij medewerkers nu nog afhankelijk zijn van e-mail of een collega, lenen zich goed voor digitalisering.
Hoe zorg je dat medewerkers het portaal ook echt gaan gebruiken?
Door te starten vanuit hun behoefte en niet vanuit de techniek. We beginnen met een eerste versie en breiden die stap voor stap uit op basis van gebruik en feedback.
Deze organisaties bouwen op TRES
Meer weten?
Neem contact op met
Eric Cuperus
Account- en projectlead
Of vul ons contactformulier in.
Insights
Lees meer over portaalontwikkeling
