Een CMS kiezen: 6 punten waar je op moet letten
Een contentmanagementsysteem is een langetermijninvestering die mee moet kunnen groeien met jouw digitale ambities. Het kiezen van een CMS doe je dan ook niet zomaar. Hier gaat een hoop research aan vooraf. Heb je hierbij hulp nodig? De volgende zes punten moet je in ieder geval meenemen in je beslissingsproces.
1. Open source versus closed source
Ga je voor een open source of closed source CMS? Deze keuze heeft gevolgen voor veel andere aspecten waar je mee te maken krijgt bij het laten ontwikkelen van je website. Wat is voor jou de juiste keuze?
Ga je voor closed source? Dan is de broncode meestal niet van jou maar van je leverancier. Hierdoor ben je afhankelijker van je leverancier dan wanneer je voor open source kiest. Dan ben je namelijk wél eigenaar van de broncode. Overigens betekent dat ook dat jij zelf verantwoordelijk bent voor o.a. veiligheidupdates. Deze verantwoordelijkheid kun je natuurlijk wel weer delegeren naar een internetbureau.
Voor een closed source CMS betaal je een licentie, open source is vaak gratis. Let wel dat je ook bij open source geld kwijt bent aan het laten ontwikkelen van je website. Een belangrijk voordeel van een open source CMS dat er vaak een grote community van vrijwillige ontwikkelaars het systeem continu doorontwikkelt. Gebruiksvriendelijkheid, snelheid en veiligheid worden steeds beter. Hierdoor kan je ook regelmatig updates verwachten. Die frequentie ligt bij closed source vaak lager. Bovendien zijn veel functionaliteiten binnen een open source CMS reeds beschikbaar én beproefd.
Bij TRES zijn we fan van open source. Zo is de oplossing altijd van jezelf en kun je switchen van leverancier als daar aanleiding toe is.
2. Gebruiksvriendelijkheid
Gebruiksvriendelijkheid is toch wel één van de meest voorkomende voorwaarden in aanvragen die we bij TRES binnenkrijgen. Dat is ook niet zo gek als je bedenkt hoe intensief je met een CMS werkt. Gebruiksvriendelijkheid gaat verder dan het gemakkelijk kunnen beheren van je content. Denk ook aan de vrijheid die je hebt in het opmaken van pagina's, verschillende rechten kunnen verlenen aan personen binnen de organisatie en het managen van diverse talen (multi-language) en/of websites (multi-site) binnen één omgeving.
Zet al je voorwaarden op een rijtje en challenge de verschillende CMS-en die je op het oog hebt. Gebruiksvriendelijkheid is ook grotendeels subjectief. Vraag dus waar mogelijk een demoaccount aan om het CMS zelf een tijdje te proberen.
3. Integraties
Welke integraties moeten er komen en is dit mogelijk met het CMS naar keuze? Werkt het CMS bijvoorbeeld vanuit de ‘best of breed’ aanpak? In dat geval kunnen softwarepakketten van meerdere leveranciers vaak relatief eenvoudig gekoppeld worden. Dit heeft ook de voorkeur van TRES. De best of breed aanpak houdt in dat je niet één totaalpakket voor software afneemt, maar kiest voor de optimale oplossing voor ieder specifiek deel van je organisatie. Door softwareoplossingen van diverse leveranciers te integreren, kan het werkproces en uitwisseling van informatie optimaal geregeld worden voor jouw organisatie.
4. Veiligheid
Veiligheid is belangrijker dan ooit tevoren. Een CMS is het knooppunt waar veel persoonsgegevens worden ingewonnen en verwerkt. Denk maar eens aan alle formulieren op je website. Kies een CMS dat veilig is en voldoet aan de veiligheidseisen van de AVG en aan die van je eigen organisatie. Denk hierbij ook aan de plug-ins die sommige CMS’en nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. Zijn deze wel veilig en voldoen ook deze wel aan de juiste normen? Wie zit er achter deze plug-in en wordt de plug-in wel goed onderhouden en voorzien van updates?
Voorwaarden die je kunt stellen zijn bijvoorbeeld de mogelijkheid tot het instellen van gebruikersrechten, toegangsrestricties en two factor authentication. Ook de frequentie van updates en hoe deze ingeregeld worden is een belangrijke factor. Controleer bij jouw leverancier wat er wordt gedaan op het gebied van veiligheid en support.
5. Wat is jouw stip op de horizon?
Zoals gezegd is een CMS een langetermijninvestering. Belangrijk is dan ook na te denken over jouw stip op de horizon. Wat zijn de toekomstplannen? Past het CMS binnen deze plannen? De koppelingen die je vandaag gebruikt zijn misschien niet de koppelingen die je over anderhalf jaar nodig hebt. Is het gemakkelijk om dit op termijn aan te passen? Noteer al je wensen en ga na of dit mogelijk is. Het laatste wat je wilt is over twee jaar weer overstappen op een nieuw CMS omdat je achteraf de verkeerde keuze gemaakt hebt.
6. Digitale ambities
Wat wil je gaan doen op het gebied van digital marketing? Vandaag de dag krijgen wij vaak vragen over personalisatiemogelijkheden en marketing automation. Hier is tooling voor nodig. Hoe gemakkelijk koppel je deze tools met je CMS? Je wilt voorkomen om op allerlei plekken content te moeten onderhouden. Daarvoor was nu juist het CMS gekozen. Daarnaast zal SEO waarschijnlijk hoog op je lijstje staan. Hoe gaat het CMS hiermee om? Hoe worden de url's opgebouwd? Kan je standaard meta informatie meegeven? En wordt er in de techniek rekening gehouden met SEO? Bedenk van tevoren wat jouw digitale ambities zijn en of deze waargemaakt kunnen worden met contentmanagementsystemen waar je naar kijkt.
Stel een request for proposal op
Ervan uitgaande dat je een leverancier inschakelt om een CMS te implementeren, raden wij aan een request for proposal (RFP) op te stellen. Dit geeft niet alleen de leverancier handvatten om een goede offerte te schrijven, het zet jou en jouw organisatie in eerste plaats ook aan tot nadenken. Het opstellen van een RFP is een intensief proces waar verschillende disciplines en afdelingen binnen de organisatie bij betrokken zijn, maar zéker de moeite waard. In een request for proposal verwerk je namelijk het vraagstuk, je doelstelling en alle voorwaarden die er zijn. Dus ook de punten die we hierboven besproken hebben. Hiermee heb je alles goed doordacht, centraal gebundeld en helder voor de gehele organisatie en is de opdracht duidelijk voor de leverancier.
Vul onderstaand formulier in om ons template in je mailbox te ontvangen. Deze is vrij te gebruiken voor het opstellen van jouw request for proposal.
Bekijk meer artikelen
